メールの書き方編
大学のページをみても先輩に聞いても答えが得られない！
急ぎで教えて欲しいことがある！
そんな時、大学のメールを書くことがあるかもしれません。
ここでは、敬意を忘れずに、かつ自分の主張が通るようなメールの書き方を
先輩たちが振り返ってまとめました。
題名の付け方
大事なのは、題名を数単語にまとめることで、内容がすぐにわかるようにすること！
一番言いやすいのは、' Inquiry/Question about XX' 'Request for XX' とまとめること。
例えば、推薦状について聞きたいなら、'Inquiry about the reference letter' とかけるよ。
加えて、返信がなかなか来なくて困っているときや、早く返信が欲しい時は、
返信して欲しい期限を題名に入れることができるよ。
例えば11月11日までに返信して欲しいなら、
[Please Reply by 11/Nov] Request for information
ただし、この期限は常識的な範囲に収めるようにする必要があるね。
書き出し
題名がかけたら、次は宛名だ。日本語だったら「ご担当者様」となるところが、英語だと
To whom it may concern / Dear Mr. Smith, / Dear sir or madam
となるよ。担当の人・個人のメールアドレスに送る時には、
Dear Mr./Ms. で個人名を宛先にする方が礼儀正しいよ。
わからない時には、「関係者各位」に当たるTo whom it may concernだね。
挨拶を挟んで、そのまま、メールの目的をざっくり説明してしまおう。
ここでは、
The purpose of this email is X (名詞節もしくは名詞句)
The reason I am writing this email is X (名詞節もしくは名詞句)
I am writing this email in order to X (名詞句)
I have a question about / concerning X (名詞句)
と言った文を用いて、メールの目的を簡潔に説明しよう 。
例えば、
'I am writing this email to clarify my concern regarding to the GPA from my high school'
(高校の評定平均についての疑問を解消するためにこのメールを書いています)
と書けるよ。
本文
ここまできたら、内容に入ろう。段落を変えるとわかりやすいね。
多くの場合がお願いごとになると思うので、
Please could you X (動詞の原型) ?
Would you mind doing X (名詞句) ?
I would appreciate it if you could X (動詞の原型).
のようにお願いの内容を書こう。
I would be grateful if you could X. と書く場合もあるけど、これに関しては
礼儀正しいのかどうか、PIJAS内で賛否が別れたよ。
結びの言葉など
お願いの内容を書き切ったら、結びの言葉に移ろう。
大抵の場合は、I am looking forward to hearing from you (soon).
と書いてしまうのがベタ。
お願いごとの場合は最後にThank you.とつけるのが良いかもね。
Thank you, はカンマで終わることで、そのまま結びの言葉(かしこ、とかの代替)
にも使うことができるよ。
できるだけ早く返信が欲しい時には、
I hope to hear back from you at your earliest convenience.
とかくと良いそうな。
そうして最後に
Sincerely yours, / Best regards, / Best wishes, (最後のカンマ忘れないで！)
結びの言葉を足して、終わり。お疲れ様でした！
こんな感じ！
